Emma eli Rahmawati: Mei 2012

Konfigurasi Ms outlook 2010

Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com
1
Tutorial Microsoft Outlook
Piotun Y Simanjuntak
piotun@depkeu.go.id

Add caption

1. PENGENALAN OUTLOOK
Ms Outlook adalah sebuah aplikasi pengelolaan klien email dan workgroup yang dikeluarkan oleh
Microsoft, salah satu perusahaan software terbesar pimpinan Bill Gates. Aplikasi Outlook ini
membantu kita dalam pengelolaan email yang tentunya lebih praktis dibandingkan dengan
menggunakan internet. Biasanya MS Outlook menjadi paket dalam MS Office, sehingga untuk
menginstallnya dapat dilakukan bersama-sama dengan MS Office.
Selain untuk pengelolaan email, Outlook juga mempunyai beberapa fasilitas lain seperti pengelolaan
kalender kerja, meeting, jadwal tugas dll. Sebenarnya feature MS Outlook akan lebih optimal apabila
di sisi servernya menggunakan MS Exchange.
Sebelum menggunakan Outlook ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal menu-menu utama dari
Outlook itu sendiri.Bagian-bagian dari Outlook sbb:
Lisensi Dokumen:
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com
Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara
bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah
atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen. Tidak
diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari
IlmuKomputer.Com.
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com

Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com
2
Folder List
Folder List menampilkan semua folder yang ada, seperti Inbox, Personal Folders, dan Public Folders.
Toolbar
Toolbar berisi shortcuts dari perintah yang umum digunakan, seperti "New Mail Message", "Print", dan
"Print Preview".
Note: Toolbar dapat diubah sesuai dengan keperluan/keinginan kita.
Status Bar
Status Bar menunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yang ditunjuk, dan berapa banyak pesan
yang belum dibaca jika ada.
Outlook Bar
Sama seperti Folder List, Outlook Bar berisi shortcuts untuk fasilitas yang ada pada Microsoft Outlook,
seperti Calendar, Contacts, and Tasks.
2. OUTLOOK UNTUK PENGELOLAAN EMAIL
2.1 Membaca Email
Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup dobel klik pada pesan
yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru.
Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar ( sudut kiri monitor ) akan diberi tanda
amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk email yang tiba pada Outlook.
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com

2.2 Membaca File Attachment
Jika Anda menerima pesan berisi file lampiran (attachment), di folder Inbox pada Outlook akan di beri
tanda paperclip disebelahnya. Untuk membuka file attachment lakukan langkah berikut :
1. Buka pesan/mail message.
2. Akan ada icon dengan nama file di body text.
3. Dobel klik icon file. File attachment akan terbuka sesuai dengan program aplikasinya. Anda
bisa menyimpannya atau menutup saja filenya.
Cara menyimpan file attachment.
1. Sorot file attachment
2. Klik menu File – kemudian Save attachment.
3. Pilih folder tempat menyimpan file yang diinginkan.
2.3 Membuat Sub Folder pada Inbox.
Apabila kita ingin mengelompokkan email dan menempatkannya pada folder tertentu hal ini dapat
dilakukan dengan membuat folder baru di dalam folder Inbox.
Lakukan langkah berikut :
1. Pada folder Inbox klik File
2. Pilih New – pilih Folder
3. Ketik nama folder pada kolom yang tersedia.

Klik 2 kali
File Attachment Isi Email
Tanda paperclip/attachment
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com
4
2.4 Menggunakan “Message Rule”
Message Rule berguna untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan aturan yang
diinginkan. Juga berguna untuk mengelompokkan email pada folder tertentu maupun untuk memblok
email yang tidak kita inginkan ( iklan, spam, pornografi, dsb).
Untuk mensetting Message Rule lakukan langkah berikut :
1. Pada folder Inbox klik menu Tools
2. Klik “Rules Wizard” ( Akan muncul menu untuk “rules wizard”)
3. Klik tombol New
4. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan memeriksa
email begitu tiba.
5. Klik Next
6. Pilih lagi sesuai aturan yang diinginkan ( contoh “with specific word in the sender’s
address” ), akan memeriksa kata-kata khusus pada alamat pengirim.
7. Klik kalimat “specific word” yang digaris bawah.
8. Isi sesuai dengan kata yang kita inginkan. (Mis: Didin)
9. Klik Next kemudian pilih “move it to the specified folder” (akan memindahkan email ke
folder tertentu)
10. Klik specified, akan muncul window folder daripada Outlook
11. Pilih folder yang anda inginkan pada “Inbox” ( sub folder).
12. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi
13. Klik Finish
Ada kalanya kita tidak ingin menerima email tertentu yang mengganggu. Untuk memblokir suatu
email yang tidak kita inginkan (iklan, spam, pornographi, dsb ) lakukan langkah berikut :
1. Pada folder Inbox klik Tools
2. Klik “Rules Wizard” ( Akan muncul menu untuk “rules wizard”)
3. Klik tombol New
4. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan memeriksa
email begitu tiba.
Folder
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com
5
5. Klik Next
6. Pilih with “specific word in the body” ( akan mencek kata-kata yang ada pada isi pesan)
7. Kemudian ketik/tambahkan kata-kata apa saja yang ingin Anda sensor/blok.
8. Klik Next kemudian pilih/cek “Delete it” ( akan langsung menghapus pesan bila tiba )
9. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi.
10. Klik Finish
Note: Option yang ada pada massage rule dapat dipilih sesuai dengan aturan yang kita inginkan pada
email yang dikirim maupun yang diterima..
2.5 Membuat/mengirim Email
Untuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti langkah berikut:
1. Pada folder Inbox, klik menu File
2. Sorot New
3. Klik menu Mail Message
Note: Proses ini dapat disingkat dengan menekan icon New Mail Message (sudut kiri atas) pada toolbar
Inbox .

Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sbb:
• To: tujuan standar pengalamatan pesan.
• Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi
ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya pada
kolom Cc selain pada kolom To.
• Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang,
pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima yang
ada dikolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak ke 2
(Bcc).
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com

Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com
6
Setelah menentukan bagaimana dan kemana pesan akan dikirim, ikuti langkah berikut :
1. Klik tombol pengalamatan (addressing) (To, Cc, or Bcc).
2. Pada kolom "Show Names From The :" , pastikan address list yg benar telah dipilih, klik

tanda panah down untuk memilih.
3. Dobel klik ( tekan To->, Cc->, Bcc-> ) nama orang yang ingin dikirim. Anda dapat memilih
lebih dari satu nama dengan dobel klik pada nama tsb.
4. Klik tombol OK . Anda akan kembali ke menu pesan/New Mail Message dengan alamat
email yang telah dipilih tadi.
5. Masukkan text pada halaman isian pesan.
6. Setelah selesai mengetik pesan klik tombol Send, dan pesan akan segera dikirim..
2.6 Pemakaian Group
Anda dapat mengirim email ke Group tertentu, yang terdiri dari gabungan beberapa alamat email. Hal ini
berguna untuk memudahkan pengiriman email ke banyak alamat sekaligus dalam satu Group daripada
menuliskan alamat email satu-persatu. Untuk membuat Group akan dibahas pada bab selanjutnya. Untuk
mengirim ke Group lakukan langkah berikut :
1. Klik “To” pada pengiriman email. Akan muncul menu Address Book.
2. Pada kolom “Show Names from the : “ pilih All Groups ( atau ditempat mana anda membuat
groups).
3. Klik Ok dan Send
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com
7
2.7 Mengirim Attachments ( file lampiran)
Jika Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada pesan Anda, seperti dokumen atau spreadsheet,
lakukan langkah berikut:

1. Seperti biasa, buat pesan baru beserta elamat emailnya.
2. Setelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert pada toolbar.
3. Klik File.
4. Cari file yang ingin anda sertakan.
5. Dobel klik pada file yang akan disertakan
Note: Icon Attach File (gbr paperclip) merupakan jalan singkat untuk menyertakan file:

Setelah itu file akan dimasukkan ke dalam pesan dan siap disertakan. Cara singkat lain adalah dengan drag
and drop file dari desktop atau Windows Explorer ke body pesan.
Bisaanya masing-masing server email membatasi besar file yang dikirim sesuai kemampuan. Misalnya
Email domain depkeu.go.id untuk saat ini besarnya file attachment dibatasi sebesar 1 Mb.
2.8 Membalas ( Reply ) Pesan
Ketika menerima dan telah membaca sebuah pesan (email) kemungkinan Anda ingin langsung
membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut lakukan langkah berikut :
Standard Reply
1. Pada folder Inbox doble klik email yang ingin Anda balas.
2. Klik tombol Reply .
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com

3. Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian To:
4. Ketik pesan anda pada body pesan.
5. Klik Send.

Reply To All
Fungsi reply to all akan membalas pesan kepada semua penerima pesan yang dituju oleh pengirim pertama.
Untuk melakukan ini :
1. Klik tombol reply to all.
2. Semua penerima akan tercantum di bagian To : dan semua alamat bagian Cc akan tercantum
pada bagian Cc : juga
3. Ketik pesan anda pada body pesan.
4. Klik tombol send.
2.8 Out Of Office Assistant
Ms Outlook menyediakan fasilitas autoreply, dimana Outlook akan otomatis membalas email yang datang.
Jika Anda berada diluar kantor atau sedang tidak ditempat, Anda bisa otomatis mengirim reply pesan ke
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com
9
orang yang mengirim anda pesan, sehingga orang itu tahu bahwasannya Anda belum membaca pesan yang
telah dia kirim. Hal ini kita lakukan dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yang disebut “Out Of Office
Assistant “. Untuk melakukannya lakukan langkah berikut :
1. Klick Tools pada toolbar.
2. Klik Out Of Office Assistant.
3. Jendela Out Of Office Assistant akan muncul. Klik radio button disebelah "I am currently
out of the office" dan ketik pesan yang ingin Anda sampaikan pada kotak yang tersedia.

4. Klik tombol OK.
2.9 Forward ( Meneruskan ) Pesan
Ketika Anda sudah membaca pesan, dan Anda ingin juga menyampaikan/meneruskan pesan tersebut
ke orang lain, lakukan langkah berikut :
1. Buka email/pesan yang ingin Anda teruskan ke orang lain.
2. Klik tombol Forward .

2.10 Pemakaian Signature
Kita juga dapat menyertakan “signature” atau tanda tangan elektronik, biasanya ditempatkan pada bagian
bawah email kita. Signature terlebih dahulu dibuat formatnya sehingga sewaktu mengirim email tidak
perlu dilakukan berulang-ulang tetapi secara otomatis akan tertera pada bagian bawah email kita. Untuk
melakukannya ikuti langkah berikut:
1. Pada Outlook klik menu Tools
2. Pilih Options
3. Pilih Mail Format ( ada di atas )
4. Kemudian klik tombol “Signature Picker” akan muncul window untuk mengedit “signature”
5. Pilih New – masukkan nama untuk “signature” Anda.
6. Klik Next – Ketik sesuai yang Anda inginkan, demikian juga anda bisa memilih warna dan
bentuk dari font.
7. Klik Finish
Signature biasanya berisi jabatan dan alamat pengirim e-mail, sehimgga penerima dapat mengenal identitas
pengirim.
2.11 Format Font & Background
1. Pada menu Outlook klik menu Tools
2. Pilih Options
3. Pilih Mail Format ( ada di menu atas )
4. Pilih format email pada “Send in this message format” : pilih HTML
5. Klik Font untuk memformat font
6. Klik Stationery Picker untuk memformat background
7. Klik Ok
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com

Emma eli Rahmawati

Halaman

Anda Pengunjung ke

Jumat, 11 Mei 2012

.